Datenschutz endlich von der Backe

Was so flapsig klingt, spiegelt den Wunsch zahlreicher Unternehmer wider, wenn Sie an das Thema Datenschutz denken. Der Datenschutz ist eines der Top Themen, das Unternehmen gerne vor sich hinschieben. Von einem Monat zum anderen, von einem Jahr zum anderen. Richtig glücklich ist dabei jedoch keiner, denn die Pflichten aus der EU-DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz bleiben.

Die aktuellen Äußerungen der Datenschutzbehörden sowie die Einigung auf eine Bußgeldberechnung weisen darauf hin, dass es 2020 einen sprunghaften Anstieg bei der Zahl der Geldbußen wegen DSGVO-Verstößen geben wird. Es empfiehlt sich daher dringend, den Datenschutz im Unternehmen in den Griff zu bekommen. Dann ist auch das seltsame Gefühl in der Magengrube das aufkommt, sobald vom Datenschutz die Rede ist, meist weg...

Wenn ein Unternehmen persönliche Daten von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten oder Interessenten speichert, dann ist der Datenschutz relevant. Dies gilt für JEDES Unternehmen weder branchen- noch größenabhängig. Es ist also egal, ob Sie ein produzierendes Gewerbe betreiben, ein Dienstleister oder ein Webshopbetreiber sind, nach der EU-Datenschutzgrundverordnung ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmten Dokumentations- und Auskunftspflichten nachzukommen. Jeder Verstoß kann Sie ins Visier der Datenschutzbehörden bringen. Und die Gefahr ist nicht zu vernachlässigen. Die Aufsichtsbehörden bekommen immer mehr Beschwerden von Betroffenen und reagieren auch entsprechend darauf.

Personell gesehen ist die Geschäftsführung immer für den Datenschutz verantwortlich. So manche Geschäftsleitung missversteht die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und glaubt, die Verantwortung mit einer Beauftragung abgegeben zu haben. Dem ist jedoch nicht so. Selbst wenn Sie den Datenschutz an einen externen Dienstleister übertragen haben, die Verantwortung selbst ist nicht übertragbar. Der Datenschutzbeauftragte hat lediglich eine beratende und unterstützende Funktion und kümmert sich im vereinbarten Umfang um den Datenschutz des Unternehmens.

Um die Entscheidung für sich zu treffen, wie man mit dem Thema Datenschutz verfahren möchte, um die genannten Punkte zu erfüllen, gehen Unternehmen in der Regel einen mehrstufigen Prozess durch. Klären Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen verpflichtet ist einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (interner vs. externer Datenschutzbeauftragter). Ist dies der Fall, so kann sich dieser um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen kümmern. Top5 der Recherche zum Thema Datenschutz:

1. Kostenlose Internetrecherche
   Die erste Anlaufstelle zu einem neuen Thema ist üblicherweise das Internet. Den Suchenden erwartet hier jede Menge Fachwissen, Tipps, Anleitungen bis hin zu Checklisten und Mustern. Allein das Thema „DSGVO für kleine Unternehmen“ liefert bei Google mehr als 16 Millionen Ergebnisse.  
   Das Internet kann viel, weiß viel und bietet viel, jedoch meist kostenlos in der Regel nicht in der Qualität, wie ein Unternehmen dies benötigt bzw. wie es hilfreich wäre. Individuelle Fragen bleiben meist unbeantwortet. Einen guten Überblick bekommen Sie jedoch allemal.
2. Datenschutz Fachbücher
   Zu jedem Fachthema gibt es auch ein Fachbuch. Der Vorteil von Fachbüchern ist, dass sie Themen sehr strukturiert und auch in die Tiefe gehend darstellen. Wenn Sie der Mensch sind, der die Zeit hat und mithilfe von Fachbüchern Wissen aufbaut, ist das der richtige Weg für einen Überblick. Auch hier der Nachteil, dass individuelle, auf Ihr Unternehmen bezogenen Fragen meist ungenügend beantwortet sind.
3. Seminare und Workshops
   Seminare, Workshops oder auch Schulungen zum Thema Datenschutz dienen dazu, dem Teilnehmer in kurzer Zeit einen guten und fundierten Überblick zu verschaffen oder ein bestimmtes (Teil)-thema zu vertiefen. Das Investment an zeitlichen und kostentechnischen Ressourcen und auch die Themen sind klar definiert. Oft ist zudem auch ein gutes Maß an Praxisbezug gegeben (Beispiel Datenschutz Kompakt-Workshop). Zudem bietet sich evtl. auch die Möglichkeit auf ein Gespräch mit dem Profi oder an einer Diskussion teilzunehmen. Insbesondere auch gut geeignet, wenn Sie gerade vor der Entscheidung stehen den Datenschutz intern oder extern abzudecken.
4. Mehrtägige Schulung im Datenschutz
   Wenn sich ein Unternehmen dafür entschieden hat den Datenschutz mit internen Ressourcen abzudecken, bietet sich eine Schulung, z.B. die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten oder Datenschutzkoordinator an. Damit ist der Zuständige - zumindest in Theorie - für seine Aufgaben ganz gut aufgestellt. Ein kleiner Nachteil bei den gängigen Schulungen ist, dass die Theorie und weniger die Praxis im Vordergrund steht.
5. Aufgaben an externen Datenschutzprofi abgeben
   Zeit ist Geld und in der Regel konzentrieren Unternehmen und Geschäftsführer eher um die wertschöpfenden Geschäftsprozesse als um den Datenschutz oder interne administrative Prozesse. Ein externer Dienstleister ist Profi in seinem Thema und sofort einsatzbereit für genau die Aufgaben, für die Sie ihn brauchen.
    

Hol Dir zumindest für den Start einen Fachmann aus Deiner Gegend an Bord (Datenschutzberatung Stuttgart), der Dir einen strukturierten Weg für Deinen Datenschutz zeigt. Dies spart viel Zeit, Nerven und viel Geld.